As notas fiscais eletrônicas vieram para facilitar muito a vida de qualquer negócio. Esse documento digital é emitido e armazenado eletronicamente e tem o objetivo de documentar operações financeiras entre clientes e empresas. Ele vem para facilitar a coleta de documentos fiscais, dispensando papéis físicos e diminuindo muito o trabalho. Um sistema de gestão pode automatizar o processo e torná-lo ainda mais simples e eficaz. Vamos ver como:

Diminuindo o número de tarefas.

Esse é o principal objetivo da automatização da emissão de notas fiscais. Ter que gerar cada nota, uma por uma, e ainda perder tempo fazendo o envio do e-mail para o cliente, são tarefas simples e que podem ser muito facilmente feitas de forma automática, liberando até mesmo a necessidade de um funcionário que muitas vezes exerce apenas essa função. Esse profissional pode ter uma motivação maior para fazer uma tarefa mais estratégia e não tão mecânica.
Isso porque o sistema é capaz de cumprir todas as tarefas referentes à emissão das notas. Ele irá gerar o arquivo, verificar se a operação foi autorizada pelo órgão regulador, preparar o e-mail que será disparado para o cliente e armazenar a nota para consulta futura. Esse processo automatizado leva apenas alguns segundos.
Isso sem contar com a alta instabilidade dos sites das instituições governamentais. Felizmente, os sistemas de gestão estão preparados para lidar com isso, e fazem tentativas até que a nota seja emitida. O risco de haver problemas legais é praticamente nulo.
Na verdade, o risco de problemas, em geral, é quase todo eliminado. O sistema não cansa, não se distrai e mantém sempre o foco, não importa o quão repetitiva seja a tarefa. Por isso, ele elimina completamente os erros humanos, fazendo com que não haja a necessidade de refazer o trabalho, e mantendo uma imagem positiva para os clientes.

O poder da integração.

Essa solução funciona graças ao poder da integração, ou seja, da comunicação entre todos os sistemas envolvidos. Eles têm comunicação direta com os sites do governo responsáveis pela geração das notas; com os contatos dos clientes que precisam receber o documento; com o seu próprio sistema, garantindo que as notas não sejam emitidas de forma indevida; e também com os sistemas contábeis, que recebem as notas fiscais em formato digital e que com apenas um clique conseguem importar todas elas para o sistema da contabilidade.
Além disso, o sistema pode usar essas informações para emitir relatórios financeiros que revelam muito sobre a saúde do seu estacionamento, além de poupar o trabalho da emissão, facilitando a gestão do negócio como um todo.

As facilidades de armazenamento e controle.

Caso haja a necessidade de localizar notas já emitidas, por qualquer motivo, o sistema guarda todas as informações digitalmente e estas podem ser encontradas de acordo com qualquer parâmetro, como a data, por exemplo.
Sem esse recurso, é inviável procurar “às cegas” por documentos mesmo que estejam armazenados digitalmente.
Ter um sistema para a automatização das notas fiscais eletrônicas é fundamental. Essa solução do Governo existe para facilitar a sua vida e diminuir o trabalho manual. O uso do sistema irá facilitar ainda mais esse trabalho, fazendo com que seja feito em questão de segundos, de maneira automática, liberando tempo para que a equipe se foque em outras tarefas.
Para contar com uma excelente solução para o seu estacionamento e automatizar não apenas as suas notas fiscais, entre em contato com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas sobre o nosso sistema. Tempo é dinheiro heim!